Intelligente Prozesse statt Handarbeit: So spart Mingers Rechtsanwälte Zeit und Nerven im Kanzleialltag
Was war Eure größte Herausforderung, bevor Ihr unsere Legal Tech Software eingeführt habt?
Alles war extrem manuell. Jede beA-Nachricht wurde mehrfach notiert – sogar handschriftlich. Papierpost wurde durch die gesamte Kanzlei gereicht und mehrfach bearbeitet. Es entstanden zahlreiche Zwischenprozesse, weil die Tools nicht ineinander griffen. Dennoch war die Motivation, etwas zu verändern, lange sehr gering. Erst als wir durch Massenverfahren auf bis zu 1.000 Akten pro Monat skalierten, war klar: Wir können nicht unendlich Personal einstellen – es musste eine automatisierte Lösung her.
Wie hat sich Eure Arbeitsweise durch iusta verändert?
Wir haben mehrere neue Systeme eingeführt: ein neues Customer Relation Management, AWS-basierte KI-Systeme, ein Marketing-System und iusta als zentrale Kanzleisoftware. Heute haben wir keine klassische Dezernats-Struktur mehr, sondern zwei zentrale Teams: ein Legal- und ein Operations-Team. Alle Prozesse sind stark vereinheitlicht, und die Anwälte konzentrieren sich nun auf hochwertige juristische Tätigkeiten statt auf tägliche Routineaufgaben. Das Operations-Team ist zum echten Powerhouse geworden, das mit iusta sehr effizient arbeitet.
Machen wir es konkret: Welche Prozesse laufen heute komplett oder fast automatisch, die früher viel Zeit kosteten?
Das Anlegen von Akten, das Verfassen der ersten Schreiben an Gegner und Rechtsschutzversicherungen sowie das Erstellen von Vorschussrechnungen haben wir komplett automatisiert. Früher dauerte alleine das Anlegen einer Akte fünf bis sechs Minuten – bei 1.000 Akten monatlich sparen wir also rund 100 Stunden Arbeit oder umgerechnet eine halbe Vollzeitstelle. Die reguläre Rechnungsstellung läuft in einfachen Fällen vollautomatisch und in komplexeren Fällen teil-automatisiert ab, was übrigens auch die Fehlerquote enorm reduziert hat. Durch die vollautomatisierten Prozesse sparen wir schon 300 – 400 Stunden im Monat, rein bei dem Prozess: Aktenanlage, Schreiben erstellen, Anfrage Rechtsschutzversicherung, Vorschussrechnung erstellen.
Der Fachkräftemangel ist eine der zentralen Herausforderungen für Kanzleien. Was bedeutet iusta für Euren Personalbedarf?
Wir konnten die Zahl der notwendigen Operations-Mitarbeiter pro 1.000 Akten auf 1,4 reduzieren – ein Spitzenwert, der uns eine exzellente Planbarkeit und Steuerbarkeit unserer Prozesse ermöglicht. Wir sehen heute sofort, wo wir personell nachsteuern müssen und können neue Rechtsgebiete und Produkte schnell und exakt kalkulieren.
Welche Rolle spielt Reporting für Euch?
Reporting war früher ein Albtraum – alles lief über Excel und war extrem aufwendig. Heute erstellen wir mit iusta automatisierte Reports zum Beispiel zur Anzahl der Klagen, zu Bearbeitungszeiten und zu anderen relevanten betriebswirtschaftlichen Indikatoren. Dadurch wissen wir jederzeit, wo es klemmt und wo wir nachbessern müssen.
In vielen Unternehmen gibt es erhebliche interne Widerstände gegen Transformationsprojekte. Welche Erfahrungen hast Du gemacht – und was würdest Du anderen Kanzleien raten?
Entscheidend ist volles Commitment. Denn Wandel trifft in der Tat oft auf starken Widerstand. Es lohnt sich aber sehr, das Thema anzugehen und Mitarbeitende zu überzeugen. Je mehr ich mich mit iusta beschäftigt habe, desto besser hat mir die Software gefallen. Heute würde ich es jeder Kanzlei – auch kleinen – empfehlen, weil es sie enorme Effizienzgewinne ermöglicht.
Wie lief die Implementierung aus Deiner Sicht?
Egal, welche Anforderung ich hatte – iusta und das Legal Engineering Team konnte sie umsetzen. Wir sind selten an Grenzen gestoßen, und selbst dann gab es immer Lösungen. So macht digitale Transformation Spaß.
Mingers Rechtsanwälte unterstützt seit mehr als 20 Jahren Verbraucher und hat sich auf bestimmte Rechtsgebiete spezialisiert, darunter das Verkehrs- und Datenschutzrecht. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.mingers.law/
