Von manuellen Tabellen zum automatisierten Workflow: Wie eine führende Kanzlei ihre komplexen Honorarprozesse radikal vereinfachte – und dabei Umsatz und Effizienz massiv steigerte.
In einem Gespräch mit dem Operations- und Case-Finance-Team sowie einem Legal Engineer der Kanzlei erfahren wir, wie genau die Umstellung mit iusta gelang – und warum das gesamte Team heute entspannter arbeitet als je zuvor.
Was war die größte Herausforderung bei Eurer bisherigen Rechnungsstellung?
„Gefühlt haben wir jede einzelne Rechnung manuell erstellt. Jede Berechnung musste per Hand gemacht werden, inklusive Umsatzsteuer, Empfänger, Bankdaten. Dann ein PDF erzeugen, hochladen, ins Rechnungsausgangsbuch eintragen… Das war extrem zeitintensiv.”
„Unser Tool war im Grunde ein Google Sheet. Ein Tippfehler konnte die ganze Abrechnung fehlerhaft machen – oft fiel das erst Wochen später auf. Mit zunehmender Mandatszahl war das nicht mehr tragbar. Wir hätten ein komplett neues Abrechnungsteam gebraucht, nur um hinterherzukommen.”
Wie hat sich dieser Aufwand auf Eure Performance ausgewirkt?
„Es gab ständig Stress am Monatsende. Unsere Umsatzziele konnten wir oft nicht erreichen, nicht weil die Fälle nicht da waren, sondern weil wir die Rechnungen schlicht nicht rechtzeitig fertig bekommen haben. Es gab einen großen Backlog, der sich immer weiter aufgestaut hat.”
„Der hohe Aufwand bei der Rechnungsstellung hat uns zeitlich stark eingeschränkt, wodurch weniger Kapazitäten für andere wichtige Themen wie Prozessoptimierung oder strategische Weiterentwicklung der Kanzlei blieben.”
Was war der Wendepunkt?
„Uns war klar: Wenn wir wachsen wollen, muss sich etwas grundlegend ändern. iusta war unsere Antwort. Der erste Schritt war, die Prozesse mit unserem Legal Engineer zu strukturieren. Danach haben wir systematisch automatisiert.”
„Unsere Automatisierung ist keine Blackbox. Wir wissen genau, welche Schritte laufen und wo wir weiter optimieren können. Das ist ein Riesenvorteil.”
Wie sieht euer Abrechnungsprozess heute aus?
„Rechnungen werden heute automatisch aus iusta heraus erstellt und direkt versendet. Viele Rechnungen müssen wir überhaupt nicht mehr anfassen. Seit Januar 2024 läuft sogar der Versand an Rechtsschutzversicherungen und Partner vollständig automatisiert.”
„Die Fehlerquote ist deutlich gesunken, weil der Workflow automatisch prüft, ob alle Felder korrekt ausgefüllt sind. Wir erleben den Erfolg auch dadurch, dass wir heute nicht mehr hinter offenen Rechnungen herlaufen, sondern unsere Prozesse proaktiv gestalten können.”
Was sind konkrete Ergebnisse der Umstellung?
„Unser Ziel war klar: Wir wollten als Kanzlei wachsen und unseren Umsatz steigern. iusta hat dafür gesorgt, dass unsere Rechnungsstellung dabei kein Engpass ist. So konnten wir deutlich mehr Mandanten abrechnen, ohne dafür zusätzliches Personal einstellen zu müssen.”
„Aktuell sind etwa 60% unserer Rechnungen im gesamten Unternehmen vollautomatisiert. Im Verkehrsrecht – speziell bei Ordnungswidrigkeiten – liegt die Automatisierungsquote sogar bei rund 90%. Und das Beste: Es gibt keinen Monatsend-Stress mehr.”
Welche Rolle spielt Transparenz für euch?
„Transparenz ist für uns enorm wichtig. Früher hatten wir mit Google Sheets als Rechnungsausgangsbuch oft mit Chaos und Ungenauigkeit zu kämpfen, was die Zusammenarbeit mit Buchhaltung und Finance erschwert hat. Heute ziehen wir automatisiert aus iusta verlässliche Daten und können unkompliziert an andere Teams reporten und gezielt optimieren.“
Was würdet ihr anderen Kanzleien raten, die mit ähnlichen Herausforderungen zu kämpfen haben?
„Man muss sich trauen, den Schritt in die Automatisierung zu gehen. Es lohnt sich. Heute haben wir mehr Zeit für strategische Themen und komplexe Fälle.”
„iusta ist kein schickes Add-on. Es ist die Grundlage, auf der wir heute skalieren. Wer wachsen will, ohne sich operativ zu überfordern, kommt an Automatisierung nicht vorbei.”
Möchtet Ihr abschließend noch etwas teilen?
„Für uns ist es wirklich eine Erfolgsgeschichte, weil wir trotz deutlich gestiegener Mandatszahlen und entsprechend höherem Umsatz nie unser Team im großen Stil mitskaliert haben. Alles, was wir heute zusätzlich schaffen, kommt tatsächlich aus der Effizienzsteigerung durch Automatisierung.”
