Das Wort „Automatisierung“ löst bei vielen Rechtsanwälten Schweißperlen aus. Zu Unrecht, weil Kanzleien beste Voraussetzungen mitbringen – vor allem im Kontext einer zunehmend digitalen Kanzlei und dem Einsatz moderner Legal Tech Software.
Wer sich dem Thema Digitalisierung weiterhin verweigern will und keine Sorge um die Zukunft seiner Kanzlei hat, sollte jetzt lieber aufhören zu lesen.
Denn eines ist klar: Digitalisierung ist die Grundlage für effiziente Prozesse und für die Automatisierung. Und Automatisierung ist kein Trend, sondern absolute Notwendigkeit.
Das Potenzial? Enorm. Laut McKinsey können heute rund 23 % der anwaltlichen Tätigkeiten automatisiert werden.1
Dennoch sorgt das Wort „Automatisierung“ in vielen Anwaltskanzleien für Schweißperlen. Zu Unrecht. Denn gerade Kanzleien haben ideale Voraussetzungen: klare Prozesse, repetitive Aufgaben und großes Effizienzpotenzial.
Schritt 1: Kanzlei-Prozesse analysieren
Alles beginnt mit einer Bestandsaufnahme. Nur wer seine eigenen Prozesse kennt, kann sie gezielt optimieren. Dabei erkennen viele Kanzleien, wie viel unnötigen Aufwand und welche ineffizienten Abläufe sie mit sich schleppen. Halten Sie diese Erkenntnisse fest – sie sind die Grundlage für alles, was folgt.
Von der Mandantenakquise über die Fallbearbeitung bis hin zur Rechnungsstellung – alles muss unter die Lupe genommen werden. Eine gute Möglichkeit: Erstellen Sie eine Mindmap. Machen Sie eine Liste der wiederkehrenden Tätigkeiten und deren Ablauf. Wo gibt es Medienbrüche? Welche Schritte sind fehleranfällig? Die Analyse des Ist-Zustands bringt Klarheit und zeigt Ihnen, wo Sie ansetzen müssen.
Sprechen Sie mit Ihrem Team: Wo hakt es? Was ist repetitiv und belastend? Nutzen Sie verfügbare Daten oder schätzen Sie – zum Beispiel die durchschnittliche Bearbeitungszeit für bestimmte Aufgaben. Das Ziel in diesem Schritt: Klarheit schaffen und den Status quo festhalten!
Schritt 2: Klare Ziele setzen
Jetzt wissen Sie, wo Sie stehen. Aber wohin wollen Sie? Definieren Sie messbare Ziele für die Automatisierung und die Verbesserungen, die Sie erreichen möchten. Zum Beispiel: „Wir wollen die Zeit für die Erstellung eines Standardvertrags von 2 Stunden auf 30 Minuten reduzieren“ oder „Fehler bei Fristen sollen um 100 % sinken“.
Setzen Sie dabei unbedingt Prioritäten. Geht es um Zeitersparnis, Kostenreduktion, weniger Fehler oder mehr Kapazitäten für zusätzliche Mandate? Ziele müssen SMART sein: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Ein weiteres Beispiel: „In sechs Monaten sollen mindestens 50 % der eingehenden Mandantenanfragen automatisiert bearbeitet werden.“ Klare Ziele steigern die Motivation im Team und helfen später, den Erfolg der Automatisierung zu messen.
Schritt 3: Prioritäten setzen und Quick Wins identifizieren
Sie können nicht alles auf einmal automatisieren. Also: Was bringt den größten Nutzen mit relativ wenig Aufwand? Die sogenannten „Quick Wins“ sind der Schlüssel – also Automatisierungen, die sofort spürbare Effekte bringen, ohne dass Sie zu viel Ressourcen einsetzen müssen. Typische Quick Wins:
- Automatisierte Erstellung von Standarddokumenten (z.B. Schriftsätze, Verträge).
- Termin- und Fristenmanagement mit digitalen Kalendern und Erinnerungen.
- Vereinfachtes Mandanten-Onboarding durch Online-Formulare.
Bewerten Sie die Prozesse nach Kriterien wie Häufigkeit, Zeitaufwand, Fehleranfälligkeit und Verbesserungspotenzial. Starten Sie mit den größten Hebeln. Oft ergibt sich daraus eine klare Roadmap – und der erste Schritt in Richtung moderner Kanzleisoftware in der Cloud.
Schritt 4: Die richtigen Tools und Partner wählen
Die Qual der Wahl: Welches Tool passt zu Ihrer Kanzlei? Der Markt bietet zahlreiche Lösungen – von klassischer Kanzleisoftware über spezialisierte Legal Tech Software bis hin zu cloudbasierten Systemen. Die Herausforderung ist deshalb, das Tool zu finden, das Ihre Prozesse wirklich abbilden kann.
Standardsoftware ist häufig günstiger, aber weniger flexibel. Maßgeschneiderte Lösungen wie iusta passen sich dagegen an Ihre Arbeitsweise an. Wichtig bei der Auswahl: Sind die Tools kompatibel mit Ihrer bestehenden Software? Wie steht es um Datenschutz, DSGVO und berufsrechtliche Anforderungen? Achten Sie auf einen vertrauenswürdigen Anbieter mit gutem Support, juristischem Knowhow und umfassendem Kanzleisoftware-Vergleich. Und nehmen Sie sich die Zeit, mehrere Optionen in einer Pilotphase zu testen.
Schritt 5: Pilotprojekt starten
Starten Sie klein, aber denken Sie groß. Wählen Sie einen klar umrissenen Prozess für Ihr Pilotprojekt – idealerweise einen „Quick Win“ aus Schritt 3. Beginnen Sie beispielsweise mit der automatisierten Erstellung von Mandantenanschreiben. Arbeiten Sie eng mit dem Anbieter zusammen, um die Lösung optimal an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Testen Sie den Prozess zunächst in kleinem Rahmen, um Fehlerquellen zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen.
Wichtig: Feiern Sie Erfolge! Die Motivation wird steigen, wenn das erste Pilotprojekt gut läuft. Danach können Sie den nächsten Prozess angehen.
Schritt 6: Mitarbeiter einbinden und schulen
Automatisierung gelingt nur, wenn Ihr Team mitzieht. Binden Sie Ihre Mitarbeiter deshalb frühzeitig ein. Erklären Sie, warum Sie automatisieren – und was es ihnen bringt (weniger Routine, mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben). Automatisierung soll Ihre Mitarbeiter nicht ersetzen, sondern entlasten.
Sorgen Sie zudem dafür, dass das Team sich mit den neuen Prozessen wohlfühlt. Besonders wichtig sind Schulungen, eine ausreichende Einarbeitungszeit und regelmäßiges Feedback. Feiern Sie gemeinsame Erfolge, um die positive Stimmung zu fördern.
Schritt 7: Erfolge messen und immer besser werden
Automatisierung ist ein Dauer-Prozess. Messen Sie die Ergebnisse: Haben Sie die gewünschten Verbesserungen erreicht? Wurden die Bearbeitungszeiten verkürzt? Hat sich die Fehlerrate verringert? Sammeln Sie harte Fakten und weiches Feedback von Mitarbeitern und Mandanten. Wenn ein Prozess noch nicht optimal läuft, verbessern Sie ihn.
Und der Blick in die Zukunft: KI ist der nächste Schritt – und mit der Automatisierung schaffen Sie die Basis, um von dieser Entwicklung zu profitieren. Mit digitalisierten und standardisierten Prozessen können Sie Künstliche Intelligenz für Aufgaben wie Dokumentenanalyse oder Fristenberechnung nutzen. Ihre digitale Kanzlei wird nicht nur effizienter, sondern bleibt zukunftssicher.
Fazit
Wer heute noch zögert, riskiert morgen ins Hintertreffen zu geraten. Machen Sie jetzt den ersten Schritt und nutzen Sie die Chance, Ihre Kanzlei effizienter zu machen und zukunftsfähig aufzustellen. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden mehr Zeit für das Wesentliche: die Mandanten und Mandantinnen und die juristische Arbeit. Überzeugen Sie sich selbst und kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung – wir freuen uns auf Sie.
1: McKinsey Global Institute (2017): „A future thatworks: Automation, employment, and productivity“
